Secretária Executiva/Secretária Diretoria

Síntese de Qualificações

- Formada em Administração de Empresas e com experiência de mais de 20 anos na área Administrativa e Secretariado em empresas nacionais do segmento Varejo e Químico como CA Modas e Stratura Asfaltos.
- 16 anos atuando como secretária executiva, assessorando executivos e diretores, coordenando agendas, reuniões, viagens e eventos facilitando o fluxo de trabalho.
- Gerenciamento e filtragem de ligações, correspondências, e-mails, garantindo o rápido atendimento das demandas do executivo.
- Gestão, acompanhamento e controle do orçamento e despesas através de relatórios gerenciais.
- Coordenação e gerenciamento das comunicações do executivo interagindo com clientes e parceiros de negócios.
- Alta capacidade para lidar com diversas tarefas simultâneas com agilidade para resolução de conflitos de agendas.
- Excelente habilidade organizacional, gerenciamento de tempo e iniciativa para resolver problemas com autonomia.
- Atuação para garantir o aumento da eficiência e produtividade da diretoria, bem como um atendimento de qualidade aos clientes e parceiros que se relacionam diretamente com o executivo.

Experiência Profissional

• Secretária de Diretoria - Stratura Asfaltos S/A (8/1999 a 3/2023)

  - Organização da agenda do executivo com agendamento de reuniões presenciais e virtuais em plataformas de e-mail, videoconferência e chats empresariais, garantindo que todos os compromissos e horários sejam cumpridos adequadamente.
  - Responsável por facilitar a comunicação do executivo com os clientes, parceiros de negócios e colaboradores.
  - Encarregada de organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo reserva e compra de passagens aéreas, hotel, transporte e preparação de documentos necessários, como vistos e passaportes.
  - Preparação de documentos como relatórios, apresentações, propostas e contratos, garantindo que estejam formatados corretamente e de acordo com as normas e regras da empresa.
  - Gerenciamento de correspondências, tanto físicas como eletrônicas, através do recebimento, triagem e encaminhamento, garantindo que todas as correspondências sejam tratadas de forma adequada.
  - Organização dos arquivos digitais criando pastas e subpastas, nomeando os arquivos de maneira adequada e garantindo a segurança e o backup dos dados.
  - Responsável por lidar com informações confidenciais e dados sensíveis, tendo uma noção de segurança digital, com a criação de senhas fortes, a proteção de dados pessoais e de possíveis ameaças de segurança.
  - Suporte administrativo em geral com realização de tarefas administrativas, como arquivamento de documentos, preparação de relatórios de despesas, organização de reuniões e eventos, entre outras atividades conforme solicitado.

• Assistente Administrativa - CA Modas (6/1996 a 7/1997)

  - Assistência ao executivo coordenando a agenda, ligações e elaboração de planilhas na condução das atividades principais (agendamento de reuniões, vídeo conferências, coffee break, almoços).
  - Coleta informações e preparar relatórios, apresentações e correspondências para o executivo.
  - Gerenciamento e filtrar a correspondência e os e-mails, garantindo que as comunicações importantes sejam tratadas de forma oportuna.
  - Organização e controle de informações, documentos físicos e digitais e arquivos do executivo.
  - Planejamento, organização, suporte de eventos e reuniões como: viagens, reservas de passagens aéreas, hotéis, veículos, roteiros, adiantamento de numerários.
  - Realização de prestação de contas como reembolsos, adiantamento de numerários e pagamentos do cartão corporativo do executivo.
  - Gerenciamento da comunicação interna e externa do executivo interagindo com os clientes internos e parceiros de negócios.
  - Coordenação do escritório, compra de materiais, monitoramento de motoboys, copeiras e motoristas.
  - Atuação como facilitadora do fluxo de trabalho do executivo garantindo que as tarefas sejam concluídas dentro dos prazos estabelecidos.

Formação Acadêmica

• MBA (3/2007 a 9/2008)

  Gestão Empresarial - INPG - Instituto Nacional de Pós Graduação

• Superior (3/1995 a 12/1998)

  Administração de Empresas - FEAO - Faculdade de Ciências Econ. Adm. Osasco

Cursos e Certificações

- Curso de extensão online Desenvolvimento de Competências Profissionais de Alto Valor FIA 07/2023.
- Curso de extensão online Aprender para Liderar PUCRS 11/2022.
- Treinamento sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) More IT 05/2021.
- Liderança, Motivação e Trabalho em Equipe Paidéia Educação 04/2019.
- Desenvolvimento de Coordenadores de Equipes Técnicas e Habilidades em Supervisão e Liderança Paidéia Educação 11/2018.
- Domínio do pacote Office.

Conhecimentos Gerais

- Alta capacidade para lidar com diversas tarefas simultâneas com agilidade para resolução de conflitos de agendas.
- Excelente habilidade organizacional, gerenciamento de tempo e iniciativa para resolver problemas com autonomia.