Assistente Administrativo/Secretária

Síntese de Qualificações

Experiência construída em empresas nacionais e multinacinais de grande porte dos segmentos químico,farmacêutico , médico-hospitalar , cuidados com a saúde, como Janssen Cilag , Johnson Johnson , Akzo Nobel , Philips Healthcare entre outras , atuando como assistente administrativa e secretaria para Diretoria e Presidência
Atendimento à diretoria, expatriados, gerentes, secretárias executivas em toda a rotina administrativa
Organização de reuniões: planejamento, coordenação e acompanhamento (reserva de salas corporativas , suporte áudio/ visual , agendas, assistência técnica, alimentação, entre outras atividades)
Gestão de serviços auxiliares como copa e motoboy
Suporte às visitas internacionais: planejamento, coordenação e acompanhamento (hospedagem, traslado, liberação de acessos)
Viagens: planejamento, organização e acompanhamento preparo e coordenação de itinerários, incluindo documentação necessária, entre outras atividades
Relatórios de gastos de despesas no cartão corporativo via CONCUR (elaboração,fluxo de aprovação envio e arquivo de documentos)
Controle de contratos relacionados aos fornecedores (elaboração,acompanhamento de assinaturas)
Pedidos de compras/cadastro de fornecedores via SAP/ARIBA (elaboração, acompanhamento de aprovações, recebimento e provisionamento de valores)
Secretariado técnico/executivo , com DRT 46262-002484/2001-31(ativo) - CRP 0050637/SP (ativo)

Experiência Profissional

• Assistente Administrativo - Presidência - Janssen Pharmaceutical Companies of Johnson John (10/2021 a 2/2023)

  Reporte à Assistente / Secretaria Executiva
  Principais responsabildades :
  Apoio à assistente executiva com demandas pessoais do presidente, como: processo de
  expatriação e documentação, pagamentos e reembolsos médicos
  Organização de reuniões: planejamento, coordenação e acompanhamento (reserva de sala, suporte audio-visual, agendas, assistência técnica, alimentação e bebidas, entre outras atividades)
  Suporte às visitas internacionais: planejamento, coordenação e acompanhamento (hospedagem, transfers, liberação de acessos)
  Viagens: planejamento, organização e acompanhamento preparo e coordenação de itinerários, incluindo documentação necessária, entre outras atividades
  Relatórios de gastos : preparo, fluxo de aprovações ,envio e arquivo de documentação via CONCUR
  Elaboração de contratos relacionados a fornecedores (recebimento de documentos,controle de fluxo de aprovação, assinaturas e vigência na base de contratos)
  Pedidos de compras e cadastros de fornecedores (elaboração,acompanhamento de aprovações, recebimento de notas fiscais e provisão de despesas, envio para pagamento) Ariba/SAP/Emarket Place
  Controle de arquivos e estoque de materias (monitoria, organização e compra de materiais de escritório e afins)
  Ag/2018 - Out/2021 Johnson Johnson Ltda Empresa multinacional de grande porte dos segmentos de Indústria e comércio de produtos para a Saúde.
  Assistente Administrativo de Diretoria
  Reporte à Diretora Global de Pesquisa estratégia de mercado LatAm
  Principais responsabildades :
  Assessoria à Diretoria e equipe gerencial de Pesquisa estratégia de mercado LatAm
  Controle de agendas, reservas de salas, organização de reuniões e eventos, relatórios de despesas, contratação de coffee

• Assistente Administrativo de Diretoria - Johnson Johnson Ltda (8/2018 a 10/2021)

  Reporte à Diretora Global de Pesquisa estratégia de mercado LatAm
  Principais responsabildades :
  Assessoria à Diretoria e equipe gerencial de Pesquisa estratégia de mercado LatAm
  Controle de agendas, reservas de salas, organização de reuniões e eventos, relatórios de despesas, contratação de coffee breaks
  Organização de viagens e logísticas, cotação e compra de vôos, reserva de hotéis, traslados
  Relatórios de gastos : preparo, fluxo de aprovações ,envio e arquivo de documentação via CONCUR
  Solicitação de acessos, equipamentos, veículos e celulares para novos funcionários
  Cadastro e pagamento relacionados a fornecedores (E Market Place/ARIBA/SAP)
  Elaboração de contratos relacionados a fornecedores (recebimento de documentos,controle de fluxo de aprovação, assinaturas e vigência na base de contratos)

• Assistente Administrativo de Diretoria de IT, Oper - Akzo Nobel Decorative Paints Ltda (8/2011 a 11/2017)

  Reporte ao Diretor de IT LatAm e à Secretária Executiva de Operações/Pesquisa Inovação
  Principais responsabilidades:
  Assessoria à Diretoria e equipes gerenciais de IT, Pesquisa Inovação e Operações LatAm
  Controle de agendas, atendimento telefônico, coordenação de reservas de salas, organização de reuniões e eventos, relatórios de despesas, contratação de coffe breaks
  Suporte aos expatriados e visitantes (pagamentos, documentação, organização de viagem e logísticas, cotação e compra de vôos, reserva de hotéis, traslados)
  Pagamento aos fornecedores (SAP),controle de gastos, compras de materiais de escritório, compra e organização de arquivos físicos e digitais
  Elaboração de contratos relacionados a fornecedores (recebimento de documentos,controle de fluxo de aprovação, assinaturas e vigência na base de contratos)
  Solicitação de acessos, equipamentos, veículos e celulares para novos funcionários
  Elaboração e coordenação do projeto de melhoria ambiental 5S, supervisão de serviços de limpeza , manutenção da área e trâmite de documentações

Formação Acadêmica

• Superior (6/2012 a 8/2014)

  Secretariado Executivo - Universidade Nove de Julho - Uninove / 2014

• Ensino Técnico (2/1996 a 12/1998)

  2. Grau Técnico em Secretariado - EEPSG Senador João Galeão / 1998

Cursos e Certificações

Participação em Voluntariado Corporativo em escolas públicas com Coordenação da SOS Mata Atlântica
Participação em Voluntariado Corporativo em escolas públicas com Coordenação do Instituto Kaplan
Atuação como Júri Popular em Santo André Duração : 1 mês
Portadora de Deficiência Física: Membros com deformidade congênita ou adquirida, membro(s) superiore(s) - Sequela definitiva de queimadura em Mão esquerda, com deformidade do 2 ao 5 dedos e flexão de articulação interfalegiana distal e limitação a flexão da articulação interfalegiana proximal . CID T23, M20.0, L 90.5 sem necessidade de adaptação de ambiente