Assistente Administrativo - Gestão de Aprovações
Estamos buscando um(a) profissional organizado(a), disciplinado(a) e com boa comunicação para atuar na gestão e organização da rotina de processos de engenharia, com foco em acompanhamento de aprovações junto a órgãos públicos e comunicação de status com clientes e equipe interna de 5 colaboradores.
Somos um escritório de engenharia em expansão, com mais de 10 anos de atuação na região de Campinas e São Paulo, especializado em projetos técnicos que demandam interação constante com prefeituras e órgãos reguladores.
Principais responsabilidades:
Gerenciar e organizar toda a documentação física e digital dos projetos.
Utilizar o sistema VOBI (V-O-B-I) diariamente, mantendo registros corretos e atualizados.
Organizar e comunicar as prioridades diárias ao time técnico interno.
Acompanhar a tramitação de processos de aprovação, controlando prazos, exigências e pendências.
Protocolizar projetos e processos administrativos junto a órgãos públicos.
Realizar follow-up ativo e cobranças junto a órgãos públicos para garantir andamento dos processos.
Manter comunicação contínua com clientes, principalmente por e-mail e, eventualmente, por telefone, reportando status e evolução dos projetos.
Executar atividades administrativas pontuais relacionadas à rotina dos projetos.
O que esperamos (em ordem de prioridade):
1.Alto nível de organização, especialmente na gestão de pastas, documentos, planilhas em Excel e controles.
2.Atenção a detalhes e disciplina para seguir rotinas e checklists.
3.Boa comunicação escrita e verbal, com clareza e objetividade.
4.Proatividade e senso de urgência, com conforto para realizar cobranças e follow-ups.
5.Facilidade no uso de sistemas de gestão e ferramentas digitais (experiência com VOBI será um diferencial).
6.Experiência ou familiaridade com processos burocráticos e trâmites junto a órgãos públicos.
7.Interesse e uso básico de ferramentas de IA (ex.: ChatGPT) para apoio à organização e comunicação.
Processo seletivo
A seleção contará com testes práticos, voltados à avaliação de:
Organização
Comunicação
Controle de processos e prioridades
Interessado (a) enviar CV para análise.